Die Fristen im Überblick
Für die Personalakte als Ganzes gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. Die Pflichten ergeben sich aus dem Steuer-, Handels- und Sozialversicherungsrecht und gelten für einzelne Unterlagen: Lohnkonto, Buchungsbelege, Entgeltunterlagen, Arbeitszeitaufzeichnungen. Was keine dieser Pflichten erfasst, darf nur so lange bleiben, wie es gebraucht wird.
| Unterlage | Frist | Beginn | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Lohn und Steuer | |||
| Lohnkonto je Beschäftigten und Kalenderjahr | 6 Jahre | Ende des Kalenderjahres der letzten eingetragenen Lohnzahlung | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG |
| Buchungsbelege, z. B. Belege zur Buchung der Löhne | 8 Jahre (bis 2024: 10 Jahre) | Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 und 4 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung bzw. der Aufstellung | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 und 4 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB |
| Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist bzw. der Brief empfangen oder abgesandt wurde | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5, Abs. 3 und 4 AO |
| Sozialversicherung | |||
| Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise | bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung | maßgeblich ist die letzte Prüfung der Rentenversicherung (§ 28p SGB IV) | § 28f Abs. 1 Satz 1 und 4 SGB IV |
| Papier-Originale, die in die elektronischen Entgeltunterlagen übernommen wurden | bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung | – | § 9 Abs. 5 BVV |
| Mitteilung über das Ergebnis der Betriebsprüfung | bis zur nächsten Prüfung | – | § 7 Abs. 4 BVV |
| Arbeitszeit | |||
| Aufzeichnung der Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich, Verzeichnis der Einwilligungen nach § 7 Abs. 7 ArbZG | mindestens 2 Jahre | das Gesetz nennt keinen Beginn | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit bei Minijobs und in den Branchen des § 2a SchwarzArbG | mindestens 2 Jahre | ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt | § 17 Abs. 1 MiLoG |
| Bewerbung und Personalakte | |||
| Unterlagen abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber | keine gesetzliche Frist | Ansprüche: schriftlich binnen 2 Monaten ab Zugang der Absage, Klage binnen 3 Monaten danach | § 15 Abs. 4 AGG; § 61b Abs. 1 ArbGG |
| Personalakte als Ganzes nach dem Ausscheiden | keine gesetzliche Frist | nur so lange, wie es für die Beendigung, Aufbewahrungspflichten oder Ansprüche erforderlich ist | § 26 Abs. 1 BDSG; Art. 5 Abs. 1 Buchst. e und Art. 17 DSGVO |
Stand: 25.10.2026
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BGBl. 2024 I Nr. 323 (Art. 1 Nr. 2: § 257 Abs. 4 HGB; Art. 3 Nr. 4: § 147 Abs. 3 Satz 1 AO; in Kraft seit 1.1.2025)
- Einführungsgesetz zur Abgabenordnung, Art. 97 § 19a (Übergang der Aufbewahrungsfristen)
- Abgabenordnung § 147; Einkommensteuergesetz § 41 (Amtliches Lohnsteuer-Handbuch des BMF)
- Sozialgesetzbuch IV § 28f (Deutsche Rentenversicherung, rvRecht); Beitragsverfahrensverordnung §§ 7, 9
- Arbeitszeitgesetz § 16; Mindestlohngesetz § 17; Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz § 15; Arbeitsgerichtsgesetz § 61b; Bundesdatenschutzgesetz § 26 (rechtsinformationen.bund.de)
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 5 und 17
Wann eine Frist beginnt
Die steuer- und handelsrechtlichen Fristen beginnen nicht mit dem Datum der Unterlage, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Beim Lohnkonto zählt das Ende des Jahres der letzten eingetragenen Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG).
Die steuerliche Frist läuft außerdem nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO).
Beispiel
- Ein Buchungsbeleg vom März 2026: Die Frist beginnt mit Ablauf des 31.12.2026 und endet nach acht Jahren mit Ablauf des 31.12.2034.
Buchungsbelege: acht statt zehn Jahre seit 2025
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die neue Frist gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unterlagen, deren Frist nach altem Recht bis Ende 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt weiter die alte Frist.
Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen und Geschäftsbriefe bei sechs Jahren.
Entgeltunterlagen und Betriebsprüfung
Entgeltunterlagen führen Sie für jeden Beschäftigten getrennt nach Kalenderjahren. Aufzubewahren sind sie bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Das gilt auch für Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise.
Die Daten müssen in dieser Zeit jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein. Papierunterlagen, die Sie in die elektronischen Entgeltunterlagen übernommen haben, bewahren Sie bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung auf (§ 9 Abs. 5 BVV).
Arbeitszeitaufzeichnungen
Arbeitszeit, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, ist aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Für Minijobs und die Branchen nach § 2a SchwarzArbG verlangt § 17 Abs. 1 MiLoG Beginn, Ende und Dauer jeder täglichen Arbeitszeit – ebenfalls mindestens zwei Jahre.
Bewerbungsunterlagen
Für Unterlagen abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber nennt das Gesetz keine Aufbewahrungsfrist. Maßgeblich ist, wie lange Sie sie zur Abwehr von Ansprüchen brauchen: Ein Anspruch auf Entschädigung wegen Benachteiligung muss innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 4 AGG), die Klage innerhalb von drei Monaten danach (§ 61b Abs. 1 ArbGG).
Wer Unterlagen länger behalten will, etwa für spätere Stellen, braucht dafür eine Einwilligung.
Nach dem Ausscheiden: aufbewahren, was Pflicht ist, löschen, was nicht
Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen nur verarbeitet werden, soweit es für das Beschäftigungsverhältnis, seine Beendigung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG). Nach der Datenschutz-Grundverordnung sind sie zu löschen, sobald sie dafür nicht mehr notwendig sind (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e und Art. 17 DSGVO) – eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht geht dem vor.
In der Praxis heißt das: Nach dem Ausscheiden trennen Sie, was eine der Fristen oben erfasst, von allem anderen. Das Übrige löschen Sie, sobald es weder für die Abwicklung noch für absehbare Ansprüche gebraucht wird, und halten fest, wann welche Unterlage gelöscht wird.
Checkliste für die Personalabteilung
Diese Punkte sollten in Ihrem Löschkonzept geregelt sein:
- für jede Art von Unterlage die Frist und das Ereignis, mit dem sie beginnt
- wer nach Ablauf der Frist löscht und wie das dokumentiert wird
- elektronische Unterlagen während der Frist lesbar halten
- Bewerbungsunterlagen nach Ablauf der Fristen aus AGG und ArbGG löschen, sofern keine Einwilligung vorliegt
- laufende Betriebs- oder Steuerprüfungen und Rechtsstreitigkeiten vor dem Löschen prüfen
Die Personalakte in personal·pro
In personal·pro liegt die Personalakte mit Stammdaten, Beschäftigungen und ihrer Historie an einem Ort; Änderungen bleiben in der Historie nachvollziehbar.