Die Pflicht gilt schon heute
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen – nicht erst nach einer Reform, sondern schon heute. Das hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz: Der Arbeitgeber muss „für eine geeignete Organisation“ sorgen und die erforderlichen Mittel bereitstellen.
Das Gericht legt diese Vorschrift im Licht des Europarechts aus. Der Europäische Gerichtshof hatte am 14. Mai 2019 (C-55/18, CCOO) entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit verpflichten müssen. Eine Übergangsfrist oder eine Ausnahme für kleine Betriebe enthält der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts nicht.
Was erfasst werden muss
Erfasst werden müssen Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden (Rn. 19, 63). Die Zeiten müssen aufgezeichnet werden, damit sich prüfen lässt, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten sind. Es genügt nicht, ein System nur anzubieten: Der Arbeitgeber muss es auch tatsächlich verwenden (Rn. 23).
Die Pflicht gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, für die der Gesetzgeber keine Ausnahme nach Art. 17 Abs. 1 der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG geregelt hat (Rn. 56, 57).
Elektronisch, auf Papier – und Vertrauensarbeitszeit
Eine bestimmte Form schreibt das geltende Recht nicht vor. Solange der Gesetzgeber nichts Näheres regelt, haben Arbeitgeber einen Spielraum: Es zählen die Art der Tätigkeit und die Eigenheiten des Unternehmens, vor allem seine Größe. Aufzeichnungen auf Papier können genügen, und die Aufzeichnung selbst kann den Beschäftigten übertragen werden (Rn. 65).
Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit nicht vorgibt und nicht überwacht. Eine Ausnahme von der Erfassungspflicht nennt der Beschluss dafür nicht; ausgenommen sind nur Fälle nach Art. 17 der Arbeitszeitrichtlinie (Rn. 56, 57). Möglich ist, dass die Beschäftigten ihre Zeiten selbst aufzeichnen.
Aufzeichnungspflichten, die schon länger gelten
Neben der allgemeinen Pflicht gibt es gesetzliche Sonderregeln, die schon länger bestehen:
- § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz: Die Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, ist aufzuzeichnen; die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
- § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz: Für Minijobs (§ 8 Abs. 1 SGB IV) und in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes – etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Logistik – sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Die Rolle des Betriebsrats
Ob erfasst wird, steht nach dem Beschluss schon im Gesetz – darüber kann der Betriebsrat nicht mitbestimmen. Wie erfasst wird, gestaltet er dagegen nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 Betriebsverfassungsgesetz mit (Rn. 60, 63 bis 66). Eine elektronische Erfassung kann er allerdings nicht erzwingen (Rn. 67).
Erfassung und Überstundenvergütung
Die Erfassungspflicht ändert nichts daran, wer im Streit um bezahlte Überstunden was beweisen muss. Wer Vergütung verlangt, muss weiterhin darlegen, dass die Überstunden geleistet und vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt oder geduldet wurden oder für die Arbeit notwendig waren (BAG, 4. Mai 2022, 5 AZR 359/21).
Die geplante Reform – Stand 25. Oktober 2026
Eine gesetzliche Neuregelung ist geplant, aber noch nicht beschlossen. Bis ein Gesetz verkündet ist, gilt die oben beschriebene Rechtslage. Der Stand im Einzelnen:
- Angekündigt (Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD, 2025): Die Pflicht zur elektronischen Erfassung soll unbürokratisch geregelt werden, mit angemessenen Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen. Vertrauensarbeitszeit soll ohne Zeiterfassung möglich bleiben. Statt einer täglichen soll es eine wöchentliche Höchstarbeitszeit geben.
- Referentenentwurf (Bundesministerium für Arbeit und Soziales, 16. Juni 2026): „Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften“ – ein Entwurf des Ministeriums, kein Beschluss der Bundesregierung (Quelle: Lobbyregister des Deutschen Bundestages).
- Stand der Abstimmung: In der Regierungspressekonferenz vom 5. Oktober 2026 erklärte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, man arbeite weiter am Arbeitszeitgesetz; innerhalb der Koalition gebe es noch Abstimmungsbedarf. Ein Kabinettsbeschluss liegt nicht vor.
Inhalte des Entwurfs können sich bis zum Gesetzesbeschluss noch ändern. Wir aktualisieren diesen Abschnitt, sobald das Kabinett entschieden hat.
Checkliste für die Personalabteilung
Unabhängig von der Reform lässt sich heute prüfen:
- Werden Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit für alle Beschäftigten aufgezeichnet – auch bei Vertrauensarbeitszeit, im Homeoffice und im Außendienst?
- Ist festgelegt, wer aufzeichnet, und werden die Aufzeichnungen tatsächlich geführt und aufbewahrt?
- Sind die Sonderregeln für Minijobs und die Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes erfüllt, insbesondere die Sieben-Tage-Frist?
- Lässt sich aus den Aufzeichnungen ablesen, ob Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten eingehalten sind?
- Ist der Betriebsrat bei der Ausgestaltung beteiligt?
Arbeitszeit erfassen mit personal·pro
In personal·pro stempeln Beschäftigte Kommen und Gehen im Browser oder in der App. Pausen tragen sie in der Tageskorrektur ein. Korrekturen laufen über einen Antrag mit Genehmigung. Das Arbeitszeitkonto zeigt Soll, Ist und Saldo je Person.