Geschenke an Mitarbeiter: was steuerfrei ist

Welche Geschenke steuerfrei sind

Steuer- und beitragsfrei sind Geschenke an Beschäftigte nur als Sachzuwendung, vor allem in drei Grenzen: Sachbezüge bis 50 € im Kalendermonat, Sachgeschenke bis 60 € zu einem besonderen persönlichen Ereignis wie Geburtstag oder Hochzeit, und bis 110 € je Person für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Was darüber liegt, ist Arbeitslohn – die Steuer darauf kann der Arbeitgeber aber pauschal übernehmen.

Geld ist immer Arbeitslohn, auch ein kleiner Betrag: Die Grenzen von 50 € und 60 € gelten nur für Sachzuwendungen. Maßgeblich ist jeweils der Bruttowert: bei 50 € der übliche Endpreis, bei der Betriebsfeier alle Kosten einschließlich Umsatzsteuer (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).

50 € und 60 € sind Freigrenzen: Liegt der Wert auch nur knapp darüber, ist der ganze Betrag steuer- und beitragspflichtig, nicht nur der Teil über der Grenze. Die 110 € für die Betriebsfeier sind dagegen ein Freibetrag – versteuert wird nur, was darüber liegt.

Die 50-€-Grenze für Sachbezüge

Sachbezüge – Waren, Dienstleistungen und Gutscheine oder Geldkarten, die als Sachbezug gelten – bleiben steuerfrei, wenn sie zusammen 50 € im Kalendermonat nicht übersteigen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Die Grenze gilt für alle solchen Sachbezüge eines Monats zusammen; was in einem Monat nicht genutzt wird, verfällt. Zahlt die beschäftigte Person etwas zu, zählt nur der Rest.

Was steuerlich außer Ansatz bleibt, ist auch in der Sozialversicherung kein Arbeitsentgelt (§ 3 Abs. 1 SvEV).

Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber selbst herstellt oder vertreibt, fallen nicht unter die 50-€-Grenze: Sie werden mit 96 % des Endpreises bewertet und sind bis 1.080 € im Kalenderjahr steuerfrei (Rabatt-Freibetrag, § 8 Abs. 3 EStG).

Gutscheine und Geldkarten

Gutscheine und aufladbare Karten sind nur dann ein Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG) – etwa der Gutschein eines bestimmten Geschäfts. Eine Karte, mit der man überall bezahlen oder Bargeld abheben kann, ist dagegen Geld.

Steuerfrei bleiben Gutscheine und Geldkarten außerdem nur, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden (§ 8 Abs. 2 Satz 11 und Abs. 4 EStG): nicht anstelle eines Teils des Gehalts, nicht angerechnet auf den Lohn und nicht statt einer vereinbarten Gehaltserhöhung. Wird Gehalt in Gutscheine umgewandelt, sind sie nicht steuerfrei.

60 € zum persönlichen Anlass

Ein Sachgeschenk bis 60 € aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses – etwa zum Geburtstag, zur Hochzeit oder zur Geburt eines Kindes – ist eine Aufmerksamkeit und gehört nicht zum Arbeitslohn (R 19.6 Abs. 1 LStR). Das gilt auch für ein solches Geschenk an Angehörige, die im Haushalt der beschäftigten Person leben. Die Grenze gilt je Anlass; die Aufmerksamkeit zählt nicht zur 50-€-Grenze des Monats.

Weihnachten ist kein persönliches Ereignis: Für ein Weihnachtsgeschenk gilt die 60-€-Grenze nicht.

Betriebsfeier: 110 € je Person

Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung wie der Weihnachtsfeier sind bis 110 € je teilnehmendem Beschäftigten steuerfrei, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr – vorausgesetzt, alle Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils können teilnehmen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Gezählt werden alle Kosten der Feier einschließlich Umsatzsteuer, auch für Raum, Musik und Geschenke, die dort überreicht werden, geteilt durch die Zahl der Teilnehmenden. Was auf eine Begleitperson entfällt, wird der beschäftigten Person zugerechnet.

Was über 110 € liegt, ist Arbeitslohn. Der Arbeitgeber kann ihn pauschal mit 25 % versteuern, zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG); dann ist er beitragsfrei (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV).

Das Weihnachtsgeschenk: vier Wege

Weil Weihnachten kein persönliches Ereignis ist, bleibt ein Weihnachtsgeschenk nur auf einem dieser Wege steuerfrei – oder es wird versteuert:

• Sachgeschenk oder Gutschein bis 50 € im Dezember: steuer- und beitragsfrei, wenn die 50-€-Grenze in diesem Monat nicht schon durch andere Sachbezüge ausgeschöpft ist.
• Geschenk auf der Weihnachtsfeier: zählt zu den Kosten der Feier und damit zu den 110 € je Person.
• Teureres Sachgeschenk mit 30 % Pauschalsteuer (§ 37b EStG): für die Beschäftigten steuerfrei, aber beitragspflichtig.
• Geld oder ein Geschenk, das normal versteuert wird: Arbeitslohn mit Lohnsteuer und Sozialabgaben, wie Weihnachtsgeld.

Was vom Weihnachtsgeld netto bleibt: Weihnachtsgeld-Rechner

30 % Pauschalsteuer für Sachgeschenke

Für Sachgeschenke über den Grenzen kann der Arbeitgeber die Einkommensteuer mit 30 % pauschal übernehmen, zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer (§ 37b EStG). Grundlage sind die Kosten einschließlich Umsatzsteuer; ausgeschlossen ist die Pauschalierung, soweit die Kosten je Person und Jahr 10.000 € übersteigen. Die Wahl gilt nicht für ein einzelnes Geschenk, sondern einheitlich für alle Sachzuwendungen an die eigenen Beschäftigten im Kalenderjahr; Geschenke an Geschäftspartner werden getrennt betrachtet. Für die eigenen Beschäftigten gilt sie nur bei Zuwendungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, und sie sind darüber zu unterrichten, dass der Arbeitgeber die Steuer übernimmt.

Die Pauschalsteuer macht das Geschenk nicht beitragsfrei: Beitragsfrei sind nach § 37b pauschal versteuerte Geschenke nur an Beschäftigte anderer Unternehmen (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 14 SvEV). Für die eigenen Beschäftigten fallen auf den Wert Sozialabgaben an.