Urlaub gehört ins laufende Jahr
Der gesetzliche Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden (§ 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG). In das nächste Jahr wird er nur übertragen, wenn dringende betriebliche oder in der Person der Beschäftigten liegende Gründe das rechtfertigen – etwa ein betrieblicher Engpass zum Jahresende, der den Urlaub verhindert (normale Arbeitslast reicht nicht), oder eine Krankheit. Übertragener Urlaub muss in den ersten drei Monaten genommen werden, also bis zum 31. März.
Arbeits- oder Tarifverträge können für Urlaub über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus eigene, auch längere Fristen vorsehen. Regeln sie nichts anderes, gelten Hinweis und Verfall wie unten beschrieben auch für diesen Mehrurlaub.
Ohne Hinweis des Arbeitgebers verfällt nichts
Urlaub verfällt nicht automatisch. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) erlischt der Anspruch am Jahresende oder am 31. März nur, wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten rechtzeitig und konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und ihnen klar mitgeteilt hat, dass er sonst verfällt.
Der Hinweis muss sich auf den konkreten Resturlaub beziehen und so rechtzeitig kommen, dass der Urlaub noch genommen werden kann. Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag oder ein Aushang genügt nicht. Fehlt der Hinweis, bleibt der Urlaub bestehen und wird ins Folgejahr mitgenommen.
Wird Urlaub ins Folgejahr übertragen, verfällt er am 31. März nur, wenn der Arbeitgeber im neuen Jahr erneut auffordert, ihn bis dahin zu nehmen, und wieder auf den Verfall hinweist. Der Hinweis gilt nur für den Urlaub des genannten Jahres: Er ist jedes Jahr neu nötig, und Urlaub aus Vorjahren muss ausdrücklich mit genannt werden. Im Streitfall muss der Arbeitgeber beweisen, dass er den Hinweis gegeben hat – deshalb in Textform und mit Nachweis des Zugangs.
Auch mit Hinweis verfällt der Urlaub nicht, wenn der Arbeitgeber Urlaubsanträge ohne betrieblichen Grund ablehnt oder auf andere Weise davon abhält, Urlaub zu nehmen.
Muster
- „Sie haben für das Jahr 2027 noch 8 Tage Urlaub. Bitte beantragen Sie diesen Urlaub so, dass Sie ihn bis zum 31. Dezember 2027 nehmen können. Urlaub, der bis dahin nicht genommen ist, verfällt grundsätzlich mit Ablauf des 31. Dezember 2027; nur wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen, wird er bis zum 31. März 2028 übertragen; darüber erhalten Sie dann einen eigenen Hinweis.“
Bei langer Krankheit: die 15-Monats-Frist
Wer längere Zeit arbeitsunfähig ist, kann seinen Urlaub nicht nehmen. Der Anspruch bleibt deshalb über den 31. März hinaus bestehen, erlischt aber 15 Monate nach dem Ende des Urlaubsjahres – der Urlaub aus 2027 also mit Ablauf des 31. März 2029 (BAG, 7. August 2012, 9 AZR 353/10).
Ohne Hinweis gilt das nur, wenn die Arbeitsunfähigkeit – oder eine volle Erwerbsminderung – vom Beginn des Urlaubsjahres an ohne Unterbrechung bis zum 31. März des übernächsten Jahres andauerte. Wer zwischendurch wieder arbeiten kann, muss den Hinweis erhalten. Hat die Person im Urlaubsjahr zunächst gearbeitet und hätte den Urlaub nehmen können, verfällt er auch nach 15 Monaten nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf ihn hingewiesen hat (BAG, 20. Dezember 2022, 9 AZR 245/19).
Verjährung erst nach dem Hinweis
Auch die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren beginnt beim Urlaub erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber auf Urlaub und Verfall hingewiesen hat (BAG, 20. Dezember 2022, 9 AZR 266/20). Ohne Hinweis kann sich Resturlaub deshalb über viele Jahre ansammeln. Der Hinweis lässt sich aber nachholen: Fordert der Arbeitgeber im laufenden Jahr auf, angesammelten Urlaub aus Vorjahren zu nehmen, und weist auf den Verfall hin, verfällt dieser Urlaub zum Jahresende, wenn er trotzdem nicht genommen wird.
Resturlaub beim Austritt: die Abgeltung
Kann Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, ist er abzugelten, also auszuzahlen (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Der Anspruch auf Abgeltung verjährt im Regelfall drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet – unabhängig davon, ob vorher auf den Urlaub hingewiesen wurde (BAG, 31. Januar 2023, 9 AZR 456/20). Wie viel Urlaub im Austrittsjahr zusteht, hängt vom Austrittsdatum ab.
So behalten Arbeitgeber den Überblick
Damit Urlaub planbar verfällt und sich nicht über Jahre ansammelt, braucht es zwei Dinge: einen aktuellen Resturlaub je Person und einen dokumentierten, rechtzeitigen Hinweis. Am sichersten ist ein Hinweis zu Jahresbeginn in Textform, eine Erinnerung im Herbst und für übertragenen Urlaub ein erneuter Hinweis zu Beginn des Folgejahres.
In personal·pro werden Übertrag und Verfall als eigene Buchungen geführt. So ist für jede Person nachvollziehbar, wie viel Urlaub übertragen wurde und wann er verfallen ist.