So füllen Sie den Stundenzettel aus
Die Excel-Vorlage
Tragen Sie oben Name, Personalnummer und den Monat ein; die Tage des Monats und die Wochentage füllt die Vorlage selbst aus, Wochenenden sind grau hinterlegt.
Je Tag tragen Sie Beginn und Ende (zum Beispiel 08:00 und 16:30) und die Pause in Minuten ein. Die Vorlage rechnet die Arbeitszeit, zeigt die gesetzliche Mindestpause und weist darauf hin, wenn die Pause zu kurz ist oder die Arbeitszeit über acht oder zehn Stunden liegt. Unten steht die Summe des Monats.
Endet eine Schicht nach Mitternacht, rechnet die Vorlage über den Tageswechsel. Für jeden Monat legen Sie am einfachsten eine Kopie des Blatts an.
Beispiel
- Beginn 08:00, Ende 17:30, Pause 45 Minuten: 8:45 Stunden Arbeitszeit. Bei mehr als neun Stunden wären 45 Minuten Pause nötig, bei 8:45 Stunden genügen 30.
Pausen richtig eintragen
Als Pause zählen nur Ruhepausen von mindestens 15 Minuten am Stück. Kürzere Unterbrechungen sind keine Ruhepause im Sinne des § 4 ArbZG und bleiben Arbeitszeit – tragen Sie sie deshalb nicht als Pause ein.
Bei mehr als sechs Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Der Arbeitszeitrechner prüft einzelne Tage ausführlich, auch die Ruhezeit bis zum nächsten Arbeitsbeginn.
Wann Arbeitszeit aufgezeichnet werden muss
Arbeitszeit, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, muss der Arbeitgeber aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Für Minijobs und in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes – etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung und Logistik – sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
Nach dem Bundesarbeitsgericht müssen Arbeitgeber darüber hinaus die gesamte Arbeitszeit erfassen. Was das heißt und ob ein Stundenzettel auf Papier genügt, erklärt der Ratgeber zur Arbeitszeiterfassung.
Arbeitszeit erfassen in personal·pro
In personal·pro stempeln Beschäftigte Kommen und Gehen im Browser oder in der mobilen App. Pausen tragen sie in der Tageskorrektur ein. Das Arbeitszeitkonto zeigt Soll, Ist und Saldo – ohne Stundenzettel, der am Monatsende abgetippt werden muss.
Quellen
Gesetzestexte nach gesetze-im-internet.de, Stand der Prüfung 25.10.2026:
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG), §§ 2, 3, 4 und 16
- Mindestlohngesetz (MiLoG), § 17
- Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG), § 2a